Cara Mengakhiri Kontrak Vendor melalui Surat

Bisnis bergantung pada vendor karena berbagai alasan. Dari menyediakan bahan dan persediaan yang dibutuhkan untuk membuat produk hingga menawarkan layanan untuk fungsi dan acara bisnis, vendor itu penting. Sayangnya, tidak semua hubungan bisnis-vendor bertahan lama. Pertahankan profesionalisme Anda dengan memberhentikan vendor melalui surat. Selain menghindari konflik verbal, Anda dan vendor sekarang memiliki dokumentasi untuk tujuan pencatatan.

1

Tinjau kontrak vendor untuk memverifikasi Anda dapat menghentikan vendor tanpa kehilangan setoran atau risiko denda keuangan lainnya. Pertahankan nada sopan selama penghentian surat untuk menghindari mengecewakan vendor. Perlu diingat bahwa pengacara vendor dapat meninjau surat tersebut untuk menentukan apakah Anda telah melanggar bagian mana pun dari kontrak vendor.

2

Buat draf surat penghentian di kop surat perusahaan Anda. Di paragraf pertama, sertakan nama vendor, hubungan dengan bisnis Anda, alasan korespondensi, dan tanggal penghentian. Misalnya: "Dear Mr. Smith, saya menulis hari ini untuk memberi tahu Anda dan perusahaan Anda, XYZ Catering, Inc., bahwa kami tidak lagi membutuhkan layanan Anda. Selama tiga bulan terakhir, perusahaan Anda telah menyediakan layanan katering untuk perusahaan kami, ABC Productions. Sayangnya, layanan ini tidak lagi diperlukan mulai 10 Juli 2011. "

3

Sebutkan alasan pemutusan kontrak di paragraf kedua. Misalnya: "Alasan penghentian hanyalah karena kami tidak berencana untuk terus menyelenggarakan makan siang mingguan untuk klien kami. XYZ Catering, inc. Selalu menyediakan makanan dan layanan berkualitas dan kami dengan senang hati akan merekomendasikan layanan katering Anda di masa mendatang."

4

Kutip bagian tertentu dari kontrak vendor untuk mendukung alasan Anda mengakhiri kontrak di paragraf ketiga. Misalnya: "Berdasarkan persyaratan kontrak vendor, khususnya Paragraf 4, Bagian 1, 'ABC Productions berhak untuk menghentikan layanan XYZ Catering, Inc. kapan saja setelah bulan pertama layanan tanpa penalti selama layanan sebelumnya memiliki telah diberi kompensasi. ' ABC Productions telah membayar semua faktur terutang dengan XYZ Catering, Inc. "

5

Tutup surat dengan frasa sederhana seperti "Terbaik" atau "Terima kasih." Koreksi surat sebelum mengirim.

6

Kirimkan surat tersebut ke alamat bisnis vendor melalui kurir atau surat bersertifikat untuk memastikan vendor telah menerima surat tersebut. Buat salinan surat itu untuk catatan Anda.