Bagaimana Mengurangi Case Backlog

Manajemen kasus, apa pun jenis kasusnya, memberikan peluang untuk backlog yang menghambat produktivitas. Anda memiliki pipeline untuk memasukkan kasus baru, sementara kasus saat ini tetap terbuka dalam berbagai tahap pemrosesan. Hambatan terjadi karena prosedur yang tidak efektif, koordinasi tugas yang buruk, kurangnya komunikasi dan situasi krisis yang meningkatkan kasus baru atau lambatnya pemrosesan. Pengurangan backlog mungkin merupakan upaya manajemen krisis satu kali atau rencana untuk perbaikan berkelanjutan dalam aliran manajemen kasus.

Menilai dan Mendokumentasikan

Anda perlu mengetahui sejauh mana backlog sebelum Anda dapat mulai merencanakan pengurangan. Buat daftar semua kasus terbuka dan tugas penting yang harus diselesaikan untuk memindahkan kasus melalui proses. Lacak kasus terbuka dari tanggal pembukaan hingga semua tugas yang diselesaikan dan buat daftar tanggal yang relevan jika tersedia. Setelah Anda memiliki daftar lengkap dan penilaian backlog kasus, dokumentasikan backlog dalam laporan dan sertakan ringkasan informasinya. Buat daftar jumlah kasus, seperti total kasus terbuka dan berapa banyak yang ada di setiap pencapaian dalam proses. Misalnya, Anda mungkin memiliki 350 file aplikasi penerimaan terbuka, beberapa di antaranya memerlukan transkrip dan referensi dan lainnya yang ada dalam file penahanan menunggu untuk ditinjau.

Bersihkan dan Kelompokkan

Tinjau daftar kasus terbuka dan identifikasi yang dapat ditutup dengan sedikit usaha. Lihatlah kasus-kasus yang tidak menunjukkan aktivitas untuk waktu yang lama atau yang melibatkan tenggat waktu yang terlewat oleh pelamar. Tinjauan Anda mungkin mengungkapkan kasus yang ditutup secara efektif, tetapi belum ditunjuk dan diajukan dengan benar. Tinjauan juga dapat mengidentifikasi kasus yang memiliki masalah kelayakan, seperti pelamar yang terlalu muda untuk dipertimbangkan. Kelompokkan kasus terbuka yang tersisa menurut status atau tugas yang diharapkan berikutnya. Kategori mungkin termasuk file kasus yang menunggu tanda tangan manajemen, kasus yang ditahan untuk pemeriksaan latar belakang atau dokumentasi yang hilang. Pengelompokan kasus terbuka memudahkan untuk menangani setiap kategori secara terpisah atau mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain untuk penyelesaian cepat.

Pecahkan masalah

Tinjau prosedur dan proses untuk manajemen kasus, termasuk jadwal yang direkomendasikan dari buka hingga tutup. Identifikasi penyebab backlog atau bottleneck. Mungkin Anda memiliki 10 manajer kasus yang memberikan lusinan kasus ke tiga penutup. File kasus yang berpindah melalui unit yang berbeda tanpa pengawasan atau akuntabilitas dapat menyebabkan backlog. Meningkatnya kejahatan dan kekurangan staf dapat menyebabkan penumpukan kasus pengadilan. Penumpukan dalam aplikasi pembiayaan kembali hipotek mungkin menjadi norma dan tampak resisten terhadap upaya pengurangan. Memahami bagaimana backlog terjadi akan membantu Anda mengembangkan rencana pengurangan.

Rencanakan dan Terapkan

Kembangkan rencana pengurangan kasus backlog berdasarkan penilaian, pemecahan masalah, dan tinjauan kebijakan dan prosedur saat ini. Bekerja dengan staf atau unit lain untuk menuntaskan detailnya. Sertakan garis waktu manajemen kasus yang direkomendasikan, tetapkan pemrosesan kasus dan tujuan penutupan dan koordinasikan ketersediaan persediaan dan bahan yang diperlukan. Sediakan pertemuan rutin dan komunikasi antara staf yang melakukan tugas manajemen kasus. Buat proses untuk pengawasan manajemen kasus, seperti formulir untuk ditandatangani oleh staf pada setiap tahap dalam proses dan pemberitahuan penutupan kasus. Memerlukan laporan manajemen kasus secara teratur sehingga simpanan dapat diidentifikasi dan ditangani dengan cepat. Terapkan rencana pengurangan simpanan dengan memberi tahu mereka yang terlibat sebelumnya dan memberikan salinan tertulis dari rencana tersebut.