Dokumen Apa yang Dimuat dalam Folder Sumber Daya Manusia?

Ada sejumlah formulir dan item yang masuk ke folder sumber daya manusia karyawan. Beberapa dari formulir ini dipertahankan untuk tujuan hukum. Yang lainnya diajukan karena kebijakan dan protokol perusahaan. Manajer sumber daya manusia juga menyimpan catatan pribadi karyawan sepanjang karier mereka. Perusahaan kecil dapat memilih untuk memindai semua atau sebagian dokumen karyawan untuk membuat file elektronik. Dengan begitu, file tidak rentan terhadap kerusakan akibat kebakaran, air, atau pencurian.

Dokumen legal

Pemilik usaha kecil harus memelihara dokumen hukum tertentu untuk karyawan. Salah satu contohnya adalah formulir I-9, yang memverifikasi bahwa seorang karyawan secara legal dapat bekerja di Amerika Serikat. Perusahaan juga dapat menyimpan foto SIM karyawan dan kartu Jaminan Sosial sebagai dokumentasi lebih lanjut untuk status hukumnya. Selain itu, karyawan biasanya diminta untuk mengisi formulir W-4 pada hari mereka memulai pekerjaan, yang termasuk dalam folder sumber daya manusia mereka. Formulir ini menunjukkan jumlah pengecualian pajak pribadi yang diklaim karyawan.

Dokumen Terkait Pekerjaan

Departemen sumber daya manusia juga menyimpan resume dan aplikasi karyawan dalam folder. Barang-barang ini biasanya diserahkan saat seorang karyawan melamar pekerjaan. Perusahaan menyimpan catatan ini jika mereka perlu memeriksa latar belakang seseorang. Dokumen terkait pekerjaan lain yang disimpan dalam folder sumber daya manusia adalah deskripsi pekerjaan karyawan. Ini adalah ringkasan tanggung jawab pekerjaan karyawan, yang biasanya dibagi menjadi beberapa fungsi, seperti mengelola karyawan, bekerja dengan rekan kerja, komunikasi, dan pengetahuan teknis.

Dokumen Terkait Kinerja

Tinjauan kinerja adalah dokumen penting lainnya yang disimpan dalam folder sumber daya manusia. Menyimpan catatan penilaian atau ulasan kinerja karyawan dapat membantu melindungi bisnis dari tuntutan hukum. Misalnya, bisnis kecil mungkin menghadapi tuntutan hukum pemutusan hubungan kerja yang salah dari mantan karyawannya. Pemilik bisnis dapat lebih baik membuktikan penghentian itu karena kinerja jika dia menyimpan salinan penilaian kinerja karyawan. Demikian pula, catatan tindakan disipliner atau laporan tertulis dapat disimpan dalam folder.

Dokumen Lainnya

Pengusaha juga menyimpan catatan atau kehadiran karyawan, penghargaan dan riwayat kesehatan dalam folder sumber daya manusia. Catatan kehadiran memungkinkan para manajer untuk menentukan apakah seorang karyawan melebihi hari sakit atau liburan. Seringkali, perusahaan menawarkan penghargaan berkala kepada karyawan, yang mungkin juga disimpan dalam file. Penghargaan ini dapat mencakup promosi penjualan "karyawan terbaik bulan ini" atau penghargaan khusus. Rekam medis biasanya disimpan untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum ADA tertentu, yang berkaitan dengan American With Disabilities Act. Departemen sumber daya manusia dapat membuat folder terpisah untuk catatan medis untuk tujuan kerahasiaan.