Daftar Periksa Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan penggajian memerlukan banyak tugas untuk memastikan pembayaran gaji dan pajak penggajian yang diproses secara akurat dan kepatuhan manfaat. Memiliki daftar periksa membantu staf penggajian untuk tetap sesuai jadwal dan memastikan tidak ada tugas yang dibatalkan. Daftar periksa dapat bervariasi sesuai dengan ukuran penggajian dan sistem yang digunakan. Namun, beberapa tugas standar tetap berlaku.

Catatan Karyawan

Langkah pertama daftar periksa ini adalah memeriksa - dan membuat - penyesuaian yang diperlukan pada catatan penggajian karyawan. Ini termasuk perubahan alamat, kenaikan gaji dan pemotongan, perubahan pemotongan gaji, pengaturan karyawan baru dan pemrosesan karyawan yang diberhentikan.

Menjaga Waktu

Pekerja per jam dibayar sesuai dengan jam kerja dalam siklus pembayaran. Oleh karena itu, pemrosesan penggajian termasuk menghitung jam untuk membayarnya. Daftar periksa harus mencakup semua tugas pengatur waktu, seperti memastikan kartu waktu / lembar waktu diserahkan dengan benar, penghitungan waktu, dan register lembar waktu pencetakan (jika ada).

Pengolahan Upah

Daftar periksa harus mencakup hal-hal yang harus diperiksa saat membayar gaji. Ini termasuk: memasukkan dan membuat kode jam reguler dan lembur; membuat penyesuaian upah; membayar bonus, komisi, pesangon, gaji dan tunjangan perusahaan, seperti pembayaran mobil dan liburan, waktu pribadi dan sakit.

Pemrosesan Pemotongan

Sejumlah pemotongan memengaruhi gaji karyawan. Daftar periksa harus mencantumkan pemotongan menurut undang-undang dan pemotongan sukarela untuk dicari saat memproses penggajian. Rancang kode untuk setiap jenis pemotongan, seperti GARN untuk hiasan upah, CH SUPP untuk pesanan tunjangan anak, FED untuk pajak penghasilan federal, SS untuk pajak Jaminan Sosial, dan MED untuk pemotongan medis.

Setelah Anda memproses penggajian beberapa kali, Anda akan terbiasa dengan pemotongan mana yang memengaruhi karyawan mana. Selain itu, termasuk pemotongan dalam daftar periksa membantu saat Anda memverifikasi penggajian sebelum mencetak cek gaji. Laporan verifikasi menunjukkan pemotongan yang akan terjadi pada gaji karyawan. Jika pemotongan seharusnya terjadi pada karyawan tertentu, tetapi tidak, Anda dapat mendeteksi dan memperbaikinya terlebih dahulu.

Proses Gaji / Setoran Langsung

Daftar periksa harus mencakup pencetakan gaji dan potongan gaji. Jika pemberi kerja menawarkan setoran langsung, daftar periksa juga harus memiliki langkah setoran langsung - khususnya, pembuatan file setoran langsung. Kirim file ke bank, dan verifikasi bahwa bank menerima file dengan benar dan jumlahnya.

Pelaporan

Fair Labour Standards Act (FLSA) dari Departemen Tenaga Kerja AS menetapkan peraturan penyimpanan catatan yang harus dipatuhi oleh pemberi kerja. Di bawah FLSA, pemberi kerja harus menyimpan catatan penggajian setidaknya selama tiga tahun. Selain itu, pemberi kerja harus menyimpan catatan terbuka untuk diperiksa dari Departemen, karena menyimpan catatan penggajian yang tidak tepat merupakan pelanggaran FLSA. Akibatnya, daftar periksa harus mencakup semua catatan penggajian yang diperlukan yang harus disimpan, dan ini termasuk daftar penggajian dan kartu waktu untuk setiap periode pembayaran.

Jika departemen lain menangani masalah penggajian terkait, seperti administrasi tunjangan, akuntansi penggajian dan / atau pelaporan pajak penggajian, buat daftar laporan yang perlu diteruskan ke departemen ini, seperti register penggajian triwulanan dan tahunan, untuk pengarsipan Formulir 941 dan W-2 , masing-masing.