Email Hormat di Tempat Kerja

Email adalah bentuk komunikasi dua arah yang ada di mana-mana dalam kehidupan sehari-hari banyak orang - di rumah dan di tempat kerja. Namun, beberapa pekerja mungkin gagal memisahkan gaya hidup pribadi santai dari lingkungan profesional yang saling menghormati. Nikita Garia menyarankan dalam artikel untuk bagian "Waktu Nyata India" di situs web "The Wall Street Journal" bahwa penghormatan email tidak hanya penting dalam pengaturan kantor langsung Anda, tetapi juga saat Anda berkomunikasi dengan entitas terkait bisnis lain di luar tempat kerja - dan di seluruh dunia.

Menulis

Anda selalu berada dalam mode komposisi saat Anda membuat atau menanggapi pesan email. Berusaha keras untuk selalu menggunakan keterampilan menulis yang baik, termasuk tata bahasa, ejaan, dan struktur kalimat. Gunakan bahasa profesional, bahkan dalam pengaturan kerja yang santai, kecuali seluruh organisasi ada di halaman yang sama. Meskipun pesan yang dikirim ke karyawan di tempat kerja dimaksudkan sebagai sarana komunikasi alternatif, dan bukan untuk publikasi sastra, buat pesan Anda seperti esai atau siaran pers - pengantar, isi dan kesimpulan - jika terdiri dari beberapa kalimat. .

Mengirim

Bayangkan bagaimana pesan email baru muncul di layar komputer untuk penerima. Kotak masuk untuk klien email atau program hanya menampilkan sedikit informasi tentang sifat pesan - subjek, pengirim dan tanggal / waktu. Sertakan subjek di email sebagai rasa hormat sehingga penerima bisa mendapatkan gambaran cepat tentang apa email itu. Juga, ambil kepemilikan penuh dan maksimalkan fitur penyesuaian pribadi untuk akun email Anda. Misalnya, masuk ke pengaturan email Anda dan isi nama depan dan belakang Anda, serta posisi dan departemen Anda. Buat tanda tangan yang menyertakan informasi yang sama, tetapi juga mencantumkan alamat, telepon, dan faks Anda jika ada. Kesopanan ini membantu pengirim mengidentifikasi siapa Anda, juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk melacak informasi tambahan Anda.

Menerima

Baca pesan email baru dan masuk Anda sesegera mungkin jika pengirim memerlukan balasan cepat atau darurat. Dalam banyak program email, pengirim dapat menyertakan tanda seru "!" tandai untuk menunjukkan kepentingan tinggi. Selain itu, aktifkan fitur pemberitahuan-tanda terima dalam program email Anda, untuk menghormati orang-orang di tempat kerja Anda yang membutuhkan dokumentasi bahwa email tersebut tiba di Kotak Masuk Anda dan bahwa Anda membaca pesan tersebut. Secara kebetulan, mengaktifkan fitur pemberitahuan otomatis menghemat waktu Anda dari keharusan membalas email paranoid seperti berikut: "Apakah Anda menerima email saya?"

Membalas

Tanggapi pesan email sesegera mungkin dan jika waktu mengizinkan. Saat Anda menerima panggilan telepon, Anda dan penelepon dapat menghitung jumlah dering. Demikian pula, pengirim email dapat menggunakan stempel waktu untuk menghitung jumlah menit yang dibutuhkan untuk membaca dan menanggapi pesan email. Untuk kesopanan, tulis dan kirim tanggapan lengkap sesegera mungkin. Atau, kirimkan pesan singkat secara pribadi yang menyatakan bahwa Anda telah menerima pesan tersebut dan kapan Anda ingin mengirimkan balasan lengkap. Rekan kerja Anda akan menghargai bahwa Anda setidaknya memiliki pesan email dan isinya di piring Anda untuk hari itu.

Pengarsipan

Simpan pesan email tempat kerja selama Anda bisa, tanpa mengorbankan organisasi atau menghabiskan sumber daya penyimpanan kantor. Buat folder yang memiliki nama individu atau departemen yang biasanya mengirimi Anda email, lalu atur filter yang secara otomatis mengarsipkan email tersebut di folder masing-masing. Bersihkan kotak masuk Anda secara berkala dan taruh email yang tidak terarsip di folder yang baru dibuat atau tempat sampah. Siapkan pengarsipan otomatis yang menyimpan email ke lokasi penyimpanan kedua setelah jumlah hari yang ditentukan. Dalam banyak hal, email adalah dokumentasi resmi tempat kerja, seperti mengetik memorandum atau surat "Re:" (mengenai) di atas kertas. Selain itu, email juga dapat berfungsi sebagai dokumentasi dalam masalah hukum untuk bisnis.