Daftar Periksa untuk Pengendalian Internal Keuangan

Komite Organisasi Sponsor tumbuh dari inisiatif sektor swasta yang dikenal sebagai Komisi Treadway pada tahun 1987. COSO ditugaskan untuk mengembangkan dan menjelaskan kerangka kerja terintegrasi untuk pembentukan definisi yang lebih seragam dari pengendalian internal. Dalam arti luas, kerangka kerja pengendalian internal COSO yang terintegrasi mendefinisikan sistem pengendalian internal sebagai proses di mana pemantauan, evaluasi dan modifikasi mungkin dilakukan. Pengendalian internal khusus yang digunakan dalam operasi bisnis sehari-hari lebih dikenal oleh usaha kecil daripada pandangan konseptual yang luas dari kerangka COSO, namun keduanya menawarkan perspektif tentang sistem pengendalian internal.

Analisis awal

Kerangka COSO untuk pengendalian internal didasarkan pada lima konsep. Yang pertama adalah lingkungan pengendalian, atau dasar pengendalian internal. Lingkungan pengendalian terdiri dari nilai-nilai yang dikomunikasikan oleh manajemen, sebuah kesempatan untuk mempromosikan dan menghargai kejujuran. Komponen kedua dalam kerangka kerja ini adalah penilaian risiko. Bisnis perlu menetapkan tujuan dan melakukan penilaian untuk mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan, seperti penipuan. Komponen ketiga, aktivitas pengendalian, berkaitan dengan pekerjaan spesifik dalam membuat kebijakan pengendalian internal. Informasi dan komunikasi, konsep keempat, berarti penggunaan sistem informasi yang efektif untuk menghasilkan laporan tentang masalah-masalah yang terkait dengan operasional, keuangan dan kepatuhan. Penyebaran informasi bergantung pada saluran komunikasi yang efektif di berbagai tingkatan organisasi. Konsep kelima,monitoring, adalah observasi dan evaluasi pengendalian internal. Menetapkan kerangka keseluruhan berdasarkan model COSO ini adalah langkah pertama dalam pengembangan sistem pengendalian internal.

Buat Daftar Periksa

Setelah menyelesaikan analisis berdasarkan kerangka COSO, Anda harus membuat daftar periksa yang mengidentifikasi area di mana kontrol internal harus ditetapkan. Untuk usaha kecil, ini biasanya memerlukan daftar periksa untuk prosedur yang terkait dengan penanganan penerimaan kas; pengeluaran dan pembayaran tunai; prosedur kas kecil; prosedur dan persiapan penggajian; manajemen inventaris dan keamanan informasi. Buat daftar transaksi yang terjadi dalam kegiatan bisnis normal di bawah masing-masing judul yang luas. Pertimbangkan langkah-langkah dalam setiap transaksi dan buat daftar secara detail. Misalnya, menangani penerimaan kas akan membutuhkan pengumpulan, penghitungan, validasi saldo register, persiapan setoran dan tugas-tugas lainnya.

Pisahkan Tugas

Sebagian besar kontrol internal dibangun di sekitar prinsip pemisahan tugas. Mereka terdiri dari metode memasukkan check and balances ke dalam arus transaksi bisnis. Kuncinya adalah memisahkan setiap transaksi menjadi beberapa langkah, lalu menetapkan setiap langkah ke karyawan atau departemen yang berbeda. Area umum yang harus dipisahkan meliputi: hak asuh atau kontrol aset, pencatatan, otorisasi dan rekonsiliasi akun. Sebagai contoh, pegawai yang menerima dan menghitung uang tunai hendaknya tidak menyiapkan setoran; agen pembelian juga tidak harus mengatur pembayaran kepada vendor; pemeriksaan atas jumlah tertentu harus membutuhkan dua tanda tangan; dan Anda harus memisahkan persiapan penggajian dan penerbitan cek, serta persiapan setoran bank dari yang melakukan rekonsiliasi bulanan.

Tetapkan Kontrol

Setelah pengendalian internal dirumuskan, Anda perlu menetapkannya sebagai kebijakan dan prosedur. Bangun konsensus dan evaluasi dengan karyawan tepercaya yang berpengalaman di bidang akuntansi. Konsultasikan dengan profesional hukum dan akuntansi jika perlu. Ingatlah bahwa sistem pengendalian internal adalah proses yang berkelanjutan, dan kembangkan metode untuk mengukur kinerjanya dari waktu ke waktu.