Kunci untuk Menulis Perjanjian Layanan Pelanggan yang Baik

Sebelum mulai bekerja untuk klien, penting bagi kedua belah pihak untuk memahami syarat dan ketentuan proyek. Anda membutuhkan perjanjian layanan pelanggan agar setiap orang memiliki persepsi yang sama tentang ruang lingkup pekerjaan yang akan diselesaikan. Ini membantu perusahaan Anda menjaga citra sebagai bisnis yang jujur ​​dan adil untuk diajak bekerja sama serta menjaga hubungan positif dengan pelanggan Anda.

Mudah dimengerti

Perjanjian tingkat layanan pelanggan yang baik harus mudah dipahami oleh anggota perusahaan Anda dan pelanggan. Penting bagi setiap orang untuk mengetahui dengan tepat apa yang mereka setujui sebelum menandatangani kontrak. Hindari penggunaan kata-kata dan ungkapan yang rumit yang tidak dapat dipahami dengan mudah oleh kebanyakan orang. Sertakan glosarium jika Anda harus memasukkan akronim atau frasa khusus perusahaan dalam perjanjian.

Penjelasan Layanan

Perjanjian tersebut harus sepenuhnya menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang akan disediakan. Nyatakan dengan tepat apa yang akan dilakukan perusahaan Anda untuk pelanggan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Pelanggan memiliki hak untuk mengetahui kapan proyek akan selesai dan kemungkinan besar akan berbisnis dengan Anda di masa mendatang jika hal ini jelas sejak awal.

Jadwal Pembayaran dan Penetapan Harga

Buat daftar harga pasti pada kontrak sehingga Anda dan pelanggan memiliki pemahaman yang jelas tentang jumlah uang yang akan dia keluarkan untuk menyelesaikan layanan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan setelah proyek selesai jika pelanggan tidak senang dengan jumlah uang yang dikenakan perusahaan Anda kepadanya. Juga sertakan jadwal pembayaran yang merinci metode yang akan dibayar pelanggan untuk layanan Anda. Jika perusahaan Anda menawarkan berbagai paket pembayaran, minta pelanggan memilih opsi yang paling sesuai untuknya sebelum menandatangani perjanjian. Jika ada ketidaksesuaian yang muncul setelah pekerjaan selesai, Anda memiliki kontrak yang ditandatangani yang membuktikan bahwa pelanggan telah menyetujui metode pembayaran tertentu.

Kewajiban

Perjanjian layanan pelanggan harus mencakup bagian tentang kewajiban, jika terjadi sesuatu dan perusahaan Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan seperti yang dijanjikan atau jika klien tidak senang dengan produk jadi. Sertakan rencana untuk memberi kompensasi kepada pelanggan jika Anda tidak dapat memenuhi akhir perjanjian Anda. Penting juga untuk memasukkan kata-kata yang membebaskan Anda dari tanggung jawab dalam situasi apa pun yang mungkin timbul yang tidak berada dalam kendali Anda atau yang tidak ingin Anda pertanggungjawabkan. Meskipun Anda tidak pernah mengharapkan kejadian seperti itu terjadi, selalu lebih baik berhati-hati dengan perjanjian layanan pelanggan Anda untuk melindungi perusahaan Anda.