Bagaimana Merencanakan Acara Bisnis

Merencanakan acara bisnis membutuhkan perencanaan dan pengorganisasian. Jika Anda meluangkan waktu untuk mempelajari cara merencanakan acara bisnis, Anda akan menemukan bahwa setiap acara bisnis yang berurutan menjadi sedikit lebih mudah untuk direncanakan. Acara bisnis adalah investasi oleh perusahaan Anda dalam memasarkan produk atau aspek lain dari bisnis Anda. Untuk memaksimalkan laba atas investasi Anda, Anda perlu mengembangkan proses perencanaan acara yang berhasil.

1

Tentukan ruang lingkup acara Anda dengan memutuskan jenis dampak yang ingin Anda buat. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa peluncuran produk harus dilakukan di aula besar sementara pesta apresiasi pelanggan informal akan cocok untuk gudang Anda. Buat daftar di selembar kertas tentang segala sesuatu yang ingin Anda capai dengan acara Anda, lalu gunakan daftar itu untuk menentukan cakupan acara.

2

Kumpulkan daftar tamu yang akan menyertakan setiap orang yang ingin Anda undang ke acara tersebut. Jika Anda berencana mengadakan acara yang terbuka untuk umum, Anda masih perlu memperkirakan berapa jumlah kehadirannya.

3

Pertimbangkan tema acara Anda. Misalnya, jika Anda mengadakan acara apresiasi pelanggan, mungkin menarik untuk membuatnya menjadi pesta kostum. Saat Anda mengembangkan sebuah tema, Anda kemudian dapat mulai menentukan bagaimana Anda ingin acara tersebut didekorasi.

4

Kembangkan daftar dekorasi acara, pembicara, dan biaya pengaturan, termasuk katering dan bantuan sewaan yang diperlukan untuk menjalankan acara. Pada titik ini Anda tahu ruang lingkup acara Anda - berapa banyak orang yang ingin Anda hadiri, dan jenis pajangan dan dekorasi apa. Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah Anda akan mengadakan acara di fasilitas Anda, atau apakah Anda perlu menyewa aula. Biaya sewa juga harus dimasukkan sebagai bagian dari biaya pengaturan acara Anda.

5

Edarkan deskripsi acara di antara karyawan Anda dan mintalah sukarelawan untuk membantu menjalankan acara. Semakin sedikit staf yang harus Anda bayar, semakin banyak uang yang Anda hemat untuk acara tersebut.

6

Tentukan bagaimana Anda ingin mengiklankan acara Anda. Jika Anda melakukan acara khusus undangan, maka satu-satunya biaya Anda adalah untuk undangan dan ongkos kirim. Jika Anda mengadakan acara yang terbuka untuk umum, maka Anda perlu menyusun daftar biaya iklan untuk media, seperti radio, televisi, dan media cetak.

7

Kumpulkan semua informasi Anda ke dalam anggaran. Anggaran harus berisi aspek terperinci tentang bagaimana uang akan dibelanjakan, berapa biaya setiap item baris, dan total keseluruhan untuk acara tersebut. Tambahkan tambahan 20 persen ke semua biaya untuk memungkinkan perubahan dalam rencana atau masalah selama perencanaan dan pelaksanaan acara.