Empat Jenis Data dalam Lembar Kerja

Baik Anda bekerja untuk operasi kecil-kecilan atau milik perusahaan multinasional raksasa, spreadsheet kemungkinan akan menjadi alat yang sangat berharga untuk bisnis Anda. Semua perusahaan mengelola berbagai jenis data, hal-hal seperti daftar pelanggan, inventaris, piutang, kontak pemasaran, dan banyak lagi. Spreadsheet memudahkan untuk memasukkan informasi ke dalam lembar kerja (satu tab atau "halaman" dari file spreadsheet) dan untuk memanipulasi informasi untuk presentasi dan analisis. Meskipun ada banyak jenis data (dan banyak cara untuk membedakannya), bisnis Anda mungkin mengandalkan empat jenis informasi utama untuk pengelolaan data Anda.

Dolar, Dolar, Dolar!

Apa yang bisa lebih penting untuk bisnis daripada melacak uang yang masuk dan uang yang Anda belanjakan. Spreadsheet adalah alat yang ideal untuk melihat dan menganalisis pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Anda dapat memformat segmen lembar kerja Anda - pilih kolom, baris, atau rentang sel - untuk mengenali entri numerik sebagai mewakili uang. Perangkat lunak Anda secara otomatis akan menerapkan format yang Anda pilih untuk entri uang, seperti menerapkan tanda dolar ke entri dan menampilkannya dengan dua tempat desimal untuk mewakili sen. Ada banyak cara untuk mengubah tampilan, misalnya dengan memilih unit mata uang selain dolar AS atau menghilangkan entri sen, yang berguna untuk jumlah dolar yang besar.

Mengelola Angka

Bisnis melacak banyak sekali data numerik selain uang. Beberapa di antaranya adalah hitungan langsung, hal-hal seperti jumlah kendaraan di armada perusahaan atau berapa kali setiap klien Anda dihubungi melalui telepon. Nomor lain lebih representasional, seperti nomor telepon pelanggan atau nomor Jaminan Sosial staf Anda. Beberapa bisnis memiliki kebutuhan untuk menyimpan daftar data numerik yang lebih khusus, seperti bidang lintang dan bujur atau nomor distrik kongres.

Spreadsheet Anda juga menawarkan banyak opsi pemformatan untuk jenis angka ini. Anda dapat membuat nomor muncul dengan atau tanpa koma, atau dengan gaya standar dengan tanda hubung dan tanda kurung yang sesuai. Anda mungkin ingin nomor telepon Anda muncul dengan kode area dalam tanda kurung, misalnya, atau nomor Jaminan Sosial menyertakan tanda hubung di tempat yang sesuai.

Teks sebagai Jenis Data

Nama pelanggan, deskripsi produk, kota, negara, alamat email - semuanya ini dan lainnya - secara rutin dimasukkan ke dalam spreadsheet dalam format teks. Teks tidak diragukan lagi adalah bentuk data. Misalnya, spreadsheet Anda hampir secara instan dapat mengurutkan daftar nama yang panjang karena mengenali entri teks sebagai data dan dapat memanipulasinya dengan tepat.

Berikan pertimbangan yang cermat pada bidang entri teks Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin memasukkan nama depan pelanggan di bidang terpisah dari nama belakang. Ini memudahkan pengurutan daftar menurut abjad baik di nama depan atau belakang. Demikian pula, memasukkan alamat lengkap dalam satu sel mungkin tidak berguna seperti membagi alamat menjadi bidang yang terpisah, seperti Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos untuk memungkinkan pengurutan cepat pada parameter ini.

Tip

Tanggal dapat ditulis dalam format teks atau dalam format numerik standar. Jika Anda mengidentifikasi bidang data atau rentang sel di lembar kerja Anda sebagai entri tanggal, lembar bentang Anda dapat dengan mudah mengonversi bolak-balik antara representasi numerik dan teks.

Rumus Lembar Kerja

Meskipun bukan data, tepatnya, kemampuan untuk memasukkan rumus adalah fitur penting dari manajemen data di spreadsheet. Bayangkan Anda diminta untuk meninjau penjualan selama lima tahun terakhir untuk masing-masing lebih dari seribu produk untuk melihat di mana penjualan meningkat dan di mana mereka jatuh. Melakukan tugas seperti ini secara manual akan memakan waktu berhari-hari, jika tidak berminggu-minggu, dan melibatkan kebosanan yang luar biasa. Tetapi dengan satu atau dua rumus yang dibuat dengan baik, spreadsheet dapat mengelola tugas dalam hitungan detik.