Praktik Terbaik untuk Laporan Tahunan dalam Hubungan Masyarakat

Jika Anda menjalankan firma hubungan masyarakat atau agen komunikasi serupa, industri mengharapkan Anda untuk merilis laporan tahunan. Laporan ini merinci keuangan tahun sebelumnya perusahaan, daftar pengeluaran utamanya dan mengkomunikasikan rencana untuk tahun yang akan datang. Mengikuti praktik terbaik untuk laporan tahunan akan membantu Anda menyederhanakan proses penulisan dokumen.

Pesan Pengantar

Laporan tahunan hampir selalu menyertakan pesan pengantar dari chief executive officer, manajer umum, atau pemilik bisnis. Dalam surat ini, yang tidak lebih dari satu halaman, Anda harus membahas kunci keberhasilan tahun lalu dan juga membahas masalah yang mendesak. Jika ekonomi sedang lesu, jelaskan bagaimana perusahaan mengatasinya. Pikirkan surat itu sebagai cara untuk berkomunikasi langsung dengan pemangku kepentingan perusahaan Anda - pelanggannya, anggota dewan direksi, vendor, dan anggota komunitas. Tanyakan pada diri Anda apa yang diinginkan dan dibutuhkan orang-orang ini untuk mendengar tentang kemajuan perusahaan selama 12 bulan terakhir dan kemudian tulis kepada mereka secara profesional, namun informal. Dengan kata lain, jangan terlalu lepas, tetapi tulislah seolah-olah Anda sedang berkomunikasi dengan teman lama yang peduli dengan umur panjang bisnis.

Data Keuangan yang Akurat

Semua laporan tahunan harus menyertakan laporan keuangan yang diaudit dan akurat. Biasanya ini termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Ini mungkin satu-satunya waktu dalam tahun kalender beberapa pemangku kepentingan Anda melihat data keuangan perusahaan, jadi menyajikan informasi yang akurat adalah perhatian utama. Laporan tahunan dapat digunakan sebagai cara untuk merayu investor baru, jadi penting untuk tidak menipu calon pendukung keuangan Anda - terutama di industri PR kreatif, di mana investor terkadang sulit didapat.

Grafik, Bagan dan Visual

Pemangku kepentingan Anda berasal dari berbagai latar belakang dan tidak semuanya paham secara finansial. Menyertakan bagan, grafik, dan representasi visual lainnya dari data keuangan dan metrik kinerja dapat membantu Anda mengkomunikasikan pesan Anda dengan cara yang lebih mudah dibaca dan ramah pengguna. Anda dapat, misalnya, menyertakan bagan yang menunjukkan keuntungan untuk tahun keuangan terakhir dibandingkan dengan data dari tahun sebelumnya dan proyeksi untuk tahun yang akan datang. Bagan dan grafik juga membantu memperjelas informasi keuangan yang padat dengan menunjukkan angka sebagai persentase dari keseluruhan anggaran dan laba perusahaan.

Ajakan Bertindak

Banyak laporan tahunan menyertakan "ajakan bertindak" sebagai bagian terakhir. Ajakan bertindak serupa dengan surat dari manajer umum atau pemilik bisnis, tetapi bagian ini meminta pemangku kepentingan untuk terlibat secara khusus dengan perusahaan di tahun mendatang. Dalam beberapa hal, ajakan bertindak mirip dengan promosi penjualan, tetapi alih-alih menjual secara langsung, bagian ini harus digunakan untuk memberi tahu pemangku kepentingan tentang penawaran produk baru yang menarik, perluasan basis klien PR Anda, atau saluran komunikasi baru yang inovatif seperti sosial. media.