Bagaimana Menulis Panduan Buku Pegangan Kebijakan Perusahaan

Membuat buku pegangan kebijakan perusahaan mungkin tampak seperti permulaan birokrasi dan birokrasi, tetapi dapat dimulai sebagai proses sederhana yang membantu menciptakan perusahaan yang lebih terorganisir. Buku pegangan kebijakan perusahaan memiliki banyak kegunaan, termasuk membantu mengarahkan pekerja baru, memberikan pedoman tertulis kepada manajer Anda, dan membantu karyawan Anda beroperasi tanpa kebingungan. Dengan menggunakan templat yang kredibel sebagai panduan, Anda dapat membuat kebijakan perusahaan yang sesuai untuk bisnis Anda.

Mulailah Dengan Template

Organisasi sumber daya manusia yang tepercaya, lembaga pemerintah, dan lembaga akademik menawarkan templat dan panduan kebijakan perusahaan berdasarkan praktik terbaik untuk membuat buku pegangan karyawan. Template ini berisi tema umum - berdasarkan uji coba banyak perusahaan selama beberapa dekade - yang dapat Anda sesuaikan dengan cepat dengan kebutuhan Anda. Anda bisa menemukan dokumen di perpustakaan lokal atau di Internet, dan Anda mungkin bisa membuat sebagian besar buku pegangan Anda menggunakan sumber-sumber ini.

Tinjau Kewajiban Hukum Anda

Berdasarkan negara bagian Anda, Anda memiliki berbagai kewajiban hukum terkait jam kerja, kondisi, dan gaji. Anda juga harus mengikuti pedoman federal yang mengatur bisnis Anda. Kunjungi situs web departemen tenaga kerja negara bagian Anda untuk mencari aturan dan pedoman yang mencakup Anda. Kunjungi situs web Equal Opportunity Employment Commission, Occupational Safety and Health Administration dan US Department of Labor untuk mendapatkan saran tentang apa yang harus disertakan dalam dokumen Anda.

Periksa Kebutuhan Spesifik Anda

Setiap perusahaan harus menyesuaikan praktik terbaik karyawan dengan situasi spesifiknya. Tinjau masalah umum dan pertanyaan yang muncul di tempat kerja Anda dan buat daftar untuk dimasukkan dalam buku pegangan perusahaan Anda. Pertimbangkan topik-topik seperti kehadiran, pakaian, prosedur penggantian biaya, cuti dibayar, tinjauan tahunan, proses pengaduan, istirahat, kebijakan merokok, keamanan, penggunaan pribadi aset perusahaan, penggunaan internet dan email, penagihan gaji, rantai komando, parkir, cepat tunjangan transit, penutupan cuaca, pemberian manfaat, konflik kepentingan dan persaudaraan.

Minta Umpan Balik

Orang-orang yang perlu mengikuti aturan dalam buku pegangan perusahaan Anda harus memberikan umpan balik saat sedang disusun. Mulailah dengan manajer Anda untuk mengatasi kekhawatiran mereka. Mintalah masukan dari karyawan Anda, beri tahu mereka bahwa Anda membuat buku pegangan untuk keuntungan mereka dan juga milik Anda. Bagikan draf pertama buku pegangan Anda dengan manajer dan karyawan terpilih untuk menentukan apakah Anda tidak memiliki sesuatu atau jika ada yang membingungkan. Dapatkan masukan dari pengacara Anda tentang draf akhir sebelum Anda melepaskannya.

Perkenalkan

Bantu karyawan Anda merasa tidak terlalu terintimidasi oleh kebijakan baru Anda dengan mengadakan rapat perusahaan untuk meninjau buku pegangan baru. Beri tahu staf Anda bahwa Anda meminta masukan mereka dan jelaskan mengapa Anda merasa perlu membuat pedoman kebijakan perusahaan. Berikan ringkasan dari isinya yang paling penting dan beri waktu satu atau dua hari kepada karyawan untuk meninjau buku pegangan sebelum meminta mereka untuk menandatangani pengakuan bahwa mereka telah membacanya, memahaminya dan menyetujui persyaratannya.