Cara Mengirim Proposal Yang Akan Ditemui Dengan Tangan Terbuka

Ketika bisnis Anda ingin mendapatkan pelanggan baru, Anda dapat menulis proposal. Dokumen ini mungkin sebagai tanggapan atas permintaan formal oleh klien potensial yang sedang mencari solusi terbaik untuk sebuah proyek, atau bisa juga merupakan proposal yang tidak diminta yang meyakinkan klien untuk menggunakan Anda. Bagaimanapun, penting untuk menonjol dari kerumunan dengan proposal yang akan diperhatikan.

1

Baca petunjuknya dengan cermat jika Anda menanggapi ajakan untuk mengajukan proposal, yang sering disebut permintaan proposal, atau RFP. Jika Anda membuat dokumen yang tidak diminta, pertimbangkan untuk menggunakan templat proposal untuk meningkatkan kreativitas Anda dan membuat Anda tetap pada jalurnya. Template tersedia secara luas untuk diunduh agar sesuai dengan perangkat lunak dan seringkali gratis.

2

Ikuti instruksi apa pun untuk surat itu. Seorang klien yang menerima tumpukan proposal setinggi 3 kaki akan mencari alasan apa pun untuk mengeliminasi kandidat guna mengurangi beban kerja dan mempermudah pengambilan keputusan. Jika penawaran Anda menyimpang dari permintaan, dia akan menghapusnya dari pertimbangan tanpa membacanya.

3

Pastikan tulisan Anda membahas semua area permintaan yang diminta, yang dengan jelas akan disebutkan dalam ajakan tersebut. Untuk proposal yang tidak diminta, bagian ini biasanya menyertakan pernyataan tentang kebutuhan dan masalah klien, solusi dan bagaimana perusahaan Anda dapat menyediakannya, serta biaya waktu dan uang.

4

Sajikan solusi dalam hal bagaimana Anda dapat memenuhi kebutuhan klien, bukan dalam hal seberapa hebat perusahaan Anda. Tekankan keuntungan mempekerjakan perusahaan Anda daripada orang lain. Misalnya, daripada hanya menyatakan bahwa Anda memiliki pekerja perakitan paling banyak dan mesin pengolah terbaru, jelaskan bagaimana ukuran dan kecanggihan teknis tim Anda dapat memasok klien dengan dua kali lipat suku cadang yang dibutuhkan dalam separuh waktu.

5

Berikan nama, fakta, dan angka konkret untuk menghubungkan bagaimana Anda memecahkan masalah klien sebelumnya. Misalnya, jelaskan bagaimana perusahaan Anda meningkatkan penjualan sebesar 50 persen untuk XYZ Furniture atau menggandakan pendapatan menjadi $ 1,5 juta untuk Johnson Furniture. Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak pelanggan sehingga calon klien dapat memverifikasi sendiri informasinya. Ini meningkatkan kredibilitas Anda.

6

Sertakan daftar semua anggota staf Anda yang akan terlibat dalam pekerjaan, informasi kontak dan biografi mereka. Namun, pastikan informasi tersebut berkaitan secara khusus dengan klien. Misalnya, jangan membicarakan penghargaan periklanan Anda jika proposal Anda adalah tentang meningkatkan proses kerja klien.

7

Berikan contoh pekerjaan Anda jika memungkinkan. Untuk biro iklan dan bisnis kreatif lainnya, ini mungkin brosur atau tautan situs web. Jika bisnis Anda berkaitan dengan manufaktur dan produk Anda terlalu besar atau mahal untuk diberikan, carilah deskripsi pihak ketiga atau ulasan proses Anda, seperti dari surat kabar atau majalah.

8

Sisihkan proposal Anda selama beberapa hari dan periksalah kembali untuk memperbaiki kesalahan yang mungkin Anda abaikan. Minta pasangan mata yang lain untuk melihatnya untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Berhati-hatilah dengan informasi yang terkait dengan klien, seperti namanya. Jika proposal Anda sempurna, dia akan menganggap pekerjaan Anda akan mencapai tingkat keahlian itu.